Wat olifanten met de medewerkersbeleving in de zorg te maken hebben

Olifanten komen nogal eens voor in gezegden en uitspraken. Zo hebben we het over een collega die het geheugen van een olifant heeft. Of dat je niet mag denken aan een roze olifant in de kamer en dat dan juist wel doet. We zeggen dat er olifantenpaadjes zijn ontstaan om bijvoorbeeld bepaalde procedures in de organisatie te omzeilen.

En eentje die ik zelf regelmatig gebruik: een olifant eet je in stukjes.

Die laatste is natuurlijk een beetje een rare uitspraak, want wie eet er nou een olifant?

De gedachte erachter is krachtig. Want hoe groot de opdracht ook is die voor je ligt, het begint altijd met een eerste, kleine, overzichtelijke stap. Daarna gaat het rollen en is alles mogelijk.

Maar wat moet jij nou met die olifanten?

Het zit zo. Stel je hebt de taak om ervoor te zorgen dat in jouw organisatie medewerkers iedere dag opnieuw fluitend naar hun werk gaan. Als je dan nadenkt over wat je daarvoor allemaal zou moeten oppakken, dan kan de opdracht te groot en intimiderend lijken om te volbrengen. Waar moet je beginnen?

• Bij de arbeidsvoorwaarden?
• Meer opleidingen aanbieden?
• Het ontwerpen van een fantastisch onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers?
• Zorgen dat managers weten hoe zij kunnen zorgen voor tevreden medewerkers?

Net alsof er een echt grote grijze olifant voor je staat. Maar ik zal je vertellen, dat is echt niet het geval. Want als je aan de slag gaat volgens de methode van de medewerkersreis, dan kun je die olifant in stukjes ‘eten’.

Optimaliseer de medewerkersreis in de zorg met korte sprints

Met de medewerkersreis methode verbeter je in korte sprints – in overzichtelijk stappen – steeds één onderdeel van de medewerkersreis. Zo werk je consistent en resultaatgericht aan een optimale medewerkersbeleving.

De grote vraag luidt: hoe én waar begin je? Die eerste ‘hap’ en sprint is misschien een taaie, maar daarna kun je de methode eenvoudig toepassen om alle andere onderdelen te optimaliseren.

Het resultaat? Geen quick fixes, maar een duurzame oplossing. Een optimale medewerkersbeleving waarvoor medewerkers graag iedere dag fluitend naar hun werk komen.

Breng eerst de huidige medewerkersreis in kaart
De medewerkersreis bestaat uit alle contactmomenten en processen die de beleving van de medewerker bepalen, positief of negatief. Door de medewerkersreis in kaart te brengen – van pre-hire tot retire – kun je per onderdeel onderzoeken wat de beleving is en hoe deze tot stand komt.

Vraag medewerkers en kandidaten om per onderdeel aan te geven welke aspecten hun beleving positief of negatief beïnvloeden en waarom. Stel open vragen om te achterhalen hoe jullie deze aspecten kunnen verbeteren. Sta ook stil bij de zaken die juist als positief worden ervaren, om deze te kunnen behouden of ook in te zetten binnen andere onderdelen.

Bepaal welke verbeterpunten er zijn en stel prioriteiten
Maak een lijst van alle verbeterpunten en bepaal met welk onderdeel jullie eerst aan de slag gaan. Stel per onderdeel de volgende vragen:

• Op wie heeft deze verbetering invloed?
• Is deze verbetering makkelijk door te voeren?
• Wie zijn er allemaal bij betrokken?
• Op welke termijn zal de verbetering effect hebben?

Kies in eerste instantie voor een onderdeel waarmee je relatief makkelijk en snel de beleving van een grote groep kandidaten of medewerkers kunt verbeteren.

Ga na wie er allemaal een rol spelen binnen het onderdeel
Bepaal welke personen van invloed zijn op de beleving binnen een bepaald onderdeel van de reis en ga samen aan de slag om dit onderdeel te verbeteren.

Voorbeeld 1: het sollicitatieproces

• de kandidaat
• een recruiter
• HR-medewerkers
• Marketing & communicatie
• de IT-afdeling
• de teamleider
• de administratie

Voorbeeld 2: evaluatiegesprekken

• de medewerkers
• de leidinggevende
• een HR-medewerker
• een loopbaancoach

Brainstorm samen over oplossingen
Luister naar elkaars inzichten, feedback en ideeën over het desbetreffende onderdeel en maak een lijst met de beste oplossingen. Bepaal vervolgens per oplossing wat ervoor nodig is, wie wat dient te doen en wat haalbaar is binnen de gewenste termijn.

Test de oplossingen en stel bij waar nodig
Maak een plan van aanpak om een oplossing op kleine schaal te testen. Vraag kandidaten of medewerkers naar hun ervaring en mening en bepaal of de oplossing het gewenste effect heeft. Ga na wat er nog beter kan en stel de oplossing bij waar nodig.

Maak een plan voor implementatie
Nu de oplossing geoptimaliseerd is, kan deze op grotere schaal geïmplementeerd worden. Bijvoorbeeld een verrassende sollicitatieprocedure of een evaluatiegesprek waarin de wensen van de medewerker centraal staan. Bepaal wat er nodig is om de oplossing binnen alle afdelingen door te voeren en maak een plan van aanpak.

Evalueer en herhaal!
Bespreek hoe jullie deze sprint samen hebben ervaren en welke zaken er tijdens de volgende sprint beter kunnen. Optimaliseer jullie eigen sprintproces en bepaal welk onderdeel van de medewerkersreis als volgende sprint op de planning staat!

Een olifant eet je niet in één keer maar in stukjes. De medewerkersbeleving optimaliseer je niet in één keer, maar in korte sprints. Door eerst de huidige medewerkersreis in kaart te brengen achterhaal je welke aspecten de beleving binnen een bepaald onderdeel positief of negatief beïnvloeden. Door samen te komen met verschillende collega’s die een rol spelen binnen het desbetreffende onderdeel, kan er effectief naar oplossingen worden gezocht. Test een oplossing eerst voordat deze geïmplementeerd wordt op grote schaal. Na het succesvol afronden van één sprint, is het tijd om een volgend onderdeel te optimaliseren. Door eerst te kiezen voor de onderdelen die direct een effect hebben op de beleving van medewerkers, zorgen jullie dat medewerkers direct met meer plezier naar hun werk komen. Naar mate jullie meer onderdelen optimaliseren is het slechts een kwestie van tijd voordat jullie collega’s standaard fluitend naar binnen wandelen! 

Transformeer de reis, optimaliseer de beleving

Leer tijdens een kort sprinttraject de olifant in stukjes te eten. Transformeer de medewerkersreis en optimaliseer de medewerkersbeleving. Voor tevreden medewerkers die graag voor jullie blijven werken. Ontdek meer over het spinttraject.

Gerry De Valk – Medewerkersreizen in de zorg

Als expert op het gebied van medewerkersreizen in de zorg leert Gerry zorgorganisaties de medewerkersbeleving structureel te optimaliseren – van pre-hire tot retire. Met vernieuwende inzichten en praktische handvatten helpt Gerry organisaties de medewerkers en hun behoeftes centraal te stellen – mét trots. 

Met als resultaat? Meer zorgtalent, minder verzuim en verloop.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek in.