Een nieuwe medewerker! 6 tips voor een geslaagde inwerktijd

Geschreven door Gerry de Valk
Gepubliceerd op 18 oktober, 2018

Onze puberdochter wilde een bijbaantje in de supermarkt. Voordat ze aan de slag mocht, moest ze eerst een hele e-learning afwerken die werd afgesloten met een certificaat. Ze leerde alles over de regels die horen bij het werken in de slagerij, want daar begon haar loopbaan in de supermarkt. Daarnaast liep ze een aantal uren mee met een meer ervaren medewerker zodat ze ook op de werkplek zelf goed wist wat ze moest doen.

Na een tijdje maakte ze de overstap naar de bakkerij.  Weer moest ze eerst een e-learning volgen. En bij de overstap naar de kassa en service-balie idem dito.

Het maakt dat ze met een behoorlijk zelfvertrouwen steeds een volgende stap zet. Ze weet wat ze moet zeggen als een klant aan de kassa komt. Ze weet dat ze even mee moet lopen met een klant als deze vraagt waar iets ligt. Ze hoeft niet te zoeken of te twijfelen.

Klinkt vanzelfsprekend?

Een ander voorbeeld. Zo’n 17 jaar geleden maakte ik de overstap van de uitzendbranche naar de zorgsector. Bij het uitzendbureau waar ik werkte was ik ooit begonnen met een uitgebreide inwerkperiode. Daarna volgde een soort jaarlijks onderhoud met allerlei trainingen gericht op bijvoorbeeld sales, gesprekstechnieken of servicegerichtheid. We deden rollenspelen, we bespraken bepaalde situaties, ik leerde hoe ik moest onderhandelen, wat ik moest zeggen als ik de telefoon opnam of een uitzendkracht moest inschrijven.

In de zorg was dat niet zo de gewoonte kwam ik achter. Ik heb destijds grotendeels zelf mijn weg moeten vinden in een voor mij compleet ander werkveld. Dat vond ik niet gemakkelijk en ik heb me in die beginperiode vaak afgevraagd waarom ik het nodig vond om deze overstap te maken.

Nog steeds wordt er binnen verschillende zorgorganisaties nog steeds te gemakkelijk gedacht over het inwerken van nieuwe medewerkers. Na een uitleg hoe systemen werken, een korte rondleiding en even voorstellen aan een paar collega’s wordt de nieuwe collega in het diepe gegooid. Regels en processen zijn amper uitgelegd en er wordt niet verteld welk gedrag wenselijk is.

Dus maakt iedereen een eigen invulling hoe hij of zij denkt het werk het beste te kunnen doen. Met een bonte verzameling zo-zijn-onze-manieren tot gevolg.

Bijzonder dat een meisje van 16 een aantal uren thuis zit te blokken voordat ze in de supermarkt aan de slag kan en dat je in sommige zorgorganisaties nauwelijks wegwijs wordt gemaakt.

Goed ingewerkte medewerkers blijven langer, zijn meer betrokken en productiever. Omdat een goed op elkaar afgestemd inwerkprogramma ontwerpen voor een organisatie tijd kost, geef ik je alvast de volgende 6 tips die je vanaf vandaag kunt toepassen als een nieuwe medewerker moet worden ingewerkt. Daarmee creëer je direct een grotere betrokkenheid.

Tip 1. Regel vooraf alle randvoorwaarden
Zorg dat de praktische zaken voor elkaar zijn. Kan de nieuwe medewerker in de systemen, zijn de inlogcodes, pasjes en sleutels geregeld? Niets zo frustrerend als dat je wel wilt werken maar niet kunt werken doordat basale zaken niet voor elkaar zijn.

Tip 2. Zorg voor een warm welkom
Staat er een bloemetje of een andere kleine attentie klaar? Weten de collega’s dat er een nieuwe collega begint? Maak afspraken binnen het team wat jullie doen als er een nieuwe collega begint.

Tip 3. Maak een inwerkplan 
Stel samen met de nieuwe medewerker een inwerkplan op en bouw evaluatiemomenten in. Zorg dat één van de meer ervaren collega’s maatje of mentor is.

Tip 4. Ga regelmatig zitten met de nieuwe medewerker
Een medewerker goed inwerken kost tijd. Terwijl dat laatste vaak ontbreekt, anders was het immers niet nodig om een nieuwe medewerker aan te nemen. Alleen, een nieuwe medewerker kan zichzelf niet inwerken. Als je geluk hebt is hij of zij in staat om veel vragen te stellen en hulp te vragen. Maar dat kun je niet als vanzelfsprekend beschouwen.
Ga daarom regelmatig even zitten en bespreek de ervaringen en vragen met elkaar. Het kost in het begin tijd maar het voorkomt op termijn de kans op fouten of het ontstaan van allerlei subculturen en zelf bedachte regels.

Tip 5. Leg uit wat de regels en gewoontes zijn 
Voor jezelf is iets heel vanzelfsprekend maar dat hoeft niet zo te zijn voor degene die nieuw begint. Wat betekent het concreet als één van jullie kernwaarden bijvoorbeeld Vertrouwen is. Wat doe je dan wel en wat doe je dan niet?

Tip 6. Vraag feedback 
Vraag de nieuwe collega naar zijn of haar ervaringen in de organisatie. Wat valt op, wat kan beter of slimmer? Zij kijken nog met een frisse blik van buiten naar alles wat zich afspeelt binnen de afdeling dus maak daar dankbaar gebruik van, leer en verbeter.

Veel organisaties investeren forse bedragen in allerlei vakinhoudelijke trainingen en symposia. Dat is ook heel goed. Maar vergeet niet om met de basis te beginnen, namelijk medewerkers uitleggen hoe de organisatie werkt en wat je van elkaar verwacht.

Hartelijke groet,
Gerry de Valk

Talentontwikkeling betekent dat je de talenten van alle medewerkers optimaal inzet. Sinds kort ben ik gecertificeerd om de APK-meting af te nemen. Dankzij de APK-meting ontdek je snel waar de kansen liggen in je team of organisatie om te verbeteren. Of bij jezelf, dat kan ook.

Ben je benieuwd wat de APK voor jou persoonlijk of voor je team kan betekenen? Kom dan vrijblijvend met mij in gesprek. Neem contact op via gerry@gerrydevalk.nl, bel 06-11641564 of lees hier meer over hoe een APK je weer laat ontdekken hoe je ervoor staat met je werk en waar je persoonlijke groei zit.