Het goed kunnen stellen van prioriteiten is best een uitdaging. En als er veel werk ligt te wachten dan wordt het vaak nog ingewikkelder.

Je loopt dan het risico om op korte termijn prioriteiten te gaan stellen. Je maakt af wat naar jouw mening of naar de mening van één van je teamleden in ieder geval af moet. Waarop dat moeten is gebaseerd, is vaak arbitrair. De rest van het andere werk wacht maar even. Zo werk je voortdurend onder druk. Er is nooit tijd om iets echt goed te doen en de lol gaat er als je niet oppast wel een beetje van af. 

Vaak denken we dat het nu even druk is, maar straks wordt het beter. Dan is er weer de rust en ruimte om alles goed op te pakken. Echt!

Vergeet het maar.

Zorg dat je vrede krijgt met de gedachte dat het altijd te druk zal zijn. We zijn namelijk van een kenniseconomie overgegaan naar een ideeëneconomie. Daardoor is het belangrijker geworden om te kijken naar je output en niet naar de uren die je ergens in stopt.

Weet jij en weet jouw team welke activiteiten bijdragen aan het belang en de resultaten van de afdeling? Pas dan kun je ook de juiste prioriteiten stellen.

Zonder structuur worden we nooit beter

Zonder structuur worden we nooit beter. Leiders bepalen de strategische ambities en managers stellen binnen de kaders duidelijke doelen en heldere voorwaarden. Brengen structuur aan. Zodat medewerkers echt aan het werk kunnen met de juiste dingen.

Daarvoor is het belangrijk dat jij als leidinggevende gaat staan voor de resultaten van jouw afdeling. Je kunt met z’n allen niet alles blijven doen, er moeten goede keuzes worden gemaakt.  Wat is nu werkelijk van belang?

Zorg dat je duidelijkheid kunt geven over het volgende:

1. Welke werkzaamheden dragen bij aan de belangen van jouw afdeling en je team?Welke werkzaamheden minder? Wat zijn de grootste belangen?
2. Zijn er doelen  die je kunt koppelen aan deze belangen?Als het er veel zijn, maak dan keuzes. Welke zijn het belangrijkst? Streep weg of zet bepaalde doelen verder in de tijd.
3. Welke resultaten heb je nodig om die doelen te bereiken? Hier gaan jullie concreet worden. Je hebt de expertise van de professionals nodig. Van welke oplossingen word jullie vrolijk?
4. En welke taken moeten hiervoor worden uitgevoerd? Om antwoord te krijgen op vraag 4 kun je het model van Eisenhower toepassen.

Met dit model maak je samen met je team de eigen én de gedeelde prioriteiten zichtbaar. Neem een flipover (of whiteboard) wat stiften en post-its.

• Laat alle teamleden individueel alle projecten en/of taken op post-its schrijven. Eén project per velletje. Doe dat voor zowel gezamenlijke als voor individuele projecten.
• Als iedereen alles heeft opgeschreven dan gaat ieder teamlid om de beurt zijn/haar post-its plakken op het grote vel  in het kwadrant waar dat project zou passen. Geef in deze fase nog geen commentaar, en stel  geen vragen.
• Vraag als alles is opgeplakt aan het team wat hun conclusies zijn. Wat valt op? Wat kan anders? Wat kan slimmer? Is alles wel zo belangrijk als gedacht? Wat zou een andere verdeling zijn die beter gaat werken? Kan er iets worden geschrapt? Wat moet er dan gebeuren? Missen er taken?
• Neem hiervoor de tijd, dit is de fase waarin duidelijk wordt wat jouw team belangrijk vind en hoe keuzes worden gemaakt. Zorg dat iedereen gehoord wordt.
• Ga vervolgens als groep de prioriteiten bepalen. Je kunt bijvoorbeeld  gaan ‘stipstemmen’. Iedereen plakt maximaal 5 stickers op de voor hen belangrijke projecten/taken.
• Of, als dit niet lukt of het is nodig, bepaal dan zelf de prioriteiten
• De uitwerking hang je op een plek waar je team het goed kan zien. Zo blijft het een herinnering aan een gezamenlijk proces en afspraak.
• Bepaal ook wat je niet (meer) gaat doen, of wat je voorlopig niet gaat doen.

Heb je een werkoverleg?

Bespreek dan eerst de taken en projecten die prioriteit hebben (gekregen).

En niet onbelangrijk: kijk naar individuele kwaliteiten. Zorg dat je de talenten van je teamleden kent. Maak projectgroepen. Of bedenk inspirerende werkvormen.