Het goed kunnen stellen van prioriteiten is best een uitdaging. En als er veel werk ligt te wachten dan wordt het vaak nog ingewikkelder.

Je loopt dan het risico om op korte termijn prioriteiten te gaan stellen. Dus maak je af wat naar jouw mening of naar de mening van één van je teamleden in ieder geval af moet.

Waarop dat moeten is gebaseerd, is vaak arbitrair. De rest van het andere werk moet maar even wachten. Zo werk je continu onder druk. Er is nooit tijd om iets echt goed te doen (terwijl dit een kernwaarde van de meeste professionals is) en de lol gaat er vanaf.

Vaak denken we dat het nu even druk is, maar het straks beter wordt. Dan is er weer de rust om alles goed op te pakken. Echt!

Vergeet het maar.

Zorg dat je vrede krijgt met de gedachte dat het altijd te druk zal zijn. We zijn namelijk van een kenniseconomie overgegaan naar een ideeëneconomie. Daardoor is het belangrijker geworden om te kijken naar je output en niet naar de uren die je ergens in stopt. Dat geldt voor jou en dat geldt voor je medewerkers.

Weet jij en weet jouw team welke activiteiten bijdragen aan het belang en de resultaten van de afdeling? Pas dan kun je ook de juiste prioriteiten stellen.

Zonder structuur worden we nooit beter

Zonder structuur worden we nooit beter. Daarin ligt dan ook een belangrijke taak voor jou als leidinggevende: structuur aanbrengen. Helderheid geven. Zodat je elk teamlid de goede kant op kunt faciliteren.

Daarvoor is het belangrijk dat jij als leidinggevende gaat staan voor de resultaten van jouw afdeling. Je kunt met z’n allen niet alles blijven doen, er moeten goede keuzes worden gemaakt. Er moet structuur worden aangebracht. Welke werkzaamheden werkelijk van belang, hoe kan een medewerker weten wat prioriteit heeft?

Zorg dat je duidelijkheid kunt geven over het volgende: 

1. Waartoe is jullie afdeling op aarde? Wat zijn jullie doelen en ambitie? 
2. Welk werk draagt bij aan de belangen van jouw afdeling en je team? Welke werkzaamheden minder? Wat zijn de grootste belangen?
3. Welke doelen kun je koppelen aan deze belangen? Als het er veel zijn, maak dan keuzes. Welke zijn het belangrijkst? Streep weg of zet bepaalde doelen verder in de tijd.
4. Welke resultaten moet je halen om de doelen te bereiken? Hier wordt het concreet. Hier komt de expertise van de professionals in beeld. Van welke oplossingen word je warm en waar ga je graag voor aan het werk?
5. Welke taken moeten hiervoor worden uitgevoerd?

Om antwoord te krijgen op vraag 5 kun je het model van Eisenhouwer toepassen.

Met dit model maak je de eigen én de gedeelde prioriteiten zichtbaar. Neem een flipover (of whiteboard), wat stiften en post-its.

Laat de teamleden alle projecten en/of taken op post-its schrijven. Eén project per velletje. Doe dat voor zowel gezamenlijke als voor individuele projecten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Heeft iedereen alles opgeschreven/opgetekend? Laat ieder teamlid om de beurt zijn/haar post-its plakken op het grote vel, in het kwadrant waar dat project zou passen. Geef in deze fase nog geen commentaar, en stel nog geen vragen.

Vraag als alles is opgeplakt aan het team wat ze hieruit concluderen. Wat valt op? Wat kan anders? Wat kan slimmer? Moet er geschrapt of aangevuld worden? Is alles wel zo belangrijk als gedacht? Wat zou een ‘betere’ verdeling zijn? Wat moet er dan gebeuren? Neem hiervoor de tijd, dit is de fase waarin duidelijk wordt wat men belangrijk vind en waarin keuzes worden gemaakt. Zorg dat iedereen ‘gehoord’ wordt.

Ga vervolgens als groep de prioriteiten bepalen, bijvoorbeeld door te ‘stipstemmen’ (geef iedereen maximaal 5 stickers die ze op de voor hen belangrijke projecten/taken plakken). Of bepaal zelf de prioriteiten, als dat nodig is. Hang het overzicht ergens waar het door je team gezien wordt, als herinnering aan een gezamenlijk proces en afspraak.

Bepaal ook wat je niet (meer) gaat doen, of wat je voorlopig laat liggen.

Heb je een voortgangsoverleg? Bespreek dan eerst de taken/projecten die prioriteit hebben (gekregen).Wees creatief en innovatief. Denk buiten gebaande paden. Kijk naar individuele kwaliteiten, maak projectgroepen of bedenk andere inspirerende vormen waarin jullie graag aan het werk gaan.

Hartelijke groet,

Gerry de Valk

Organisaties ondersteun ik graag met het maken van hun Medewerkersreis, om zo maximaal inzicht te krijgen in de verbeterpunten die nodig zijn om een organisatie te worden waar mensen graag bij willen horen. Het resultaat? Jullie organisatie maakt het verschil als het gaat om de strijd om het binnenhalen of vasthouden van personeel. Lees meer over deze Medewerkers Reis.